Support elektronische Kanzlei (SEK)

Dateinamenskonvention.pdf (Version Homepage 2018)

SEK_Drehbuch-elektronische-Anmeldung.pdf (Kt. BE, Version 2020; Autor: M. Steck, VbN)

Drehbuch_elektronische_Anmeldungen.pdf (Kt. AG, Version 2016; Autoren: M. Steck, VbN und M. Merz, ANG)

• In der UPREG-Terminologie ist die "Organisation" der Notar bzw. die Notarin selbst: "Notarin Vorname Nachname"
• In der UPREG-Terminologie ist die "übergeordnete Organisation" die Kanzlei, in der ein Notar/eine Notarin allenfalls arbeitet: "Advokatur und Notariat Z"
• Unter "UID Organisation Geschäftseinheit" ist deshalb die "persönliche UID" der Notarin einzutragen. Wer nicht selbst die MWST abrechnet oder als Einzelfirma im Handelsregister eingetragen ist, verfügt möglicherweise noch nicht über eine solche UID und muss sie erst beim Bundesamt für Statistik beantragen
• Bei einem nach der UPREG-Eintragung erfolgten Ersatz der SuisseID müssen die auf UPREG hinterlegten Zertifikate ebenfalls auf den neuesten Stand gebracht werden. Die neu hinterlegten Zertifikate werden nicht sofort, sondern erst in der folgenden Nacht auf die produktive Umgebung gespiegelt. Der Funktionsnachweis mit den neuen Zertifikaten kann also erst am Tag nach dem Upload der neuen Zertifikate auf UPREG wieder angebracht werden.
• Hinweis für kantonale Behörden und Notar/innen: Bei der UPREG-Registrierung durch den Notar werden aus dem UID-System sowie von der SuisseID verschiedenen Daten zum Antragsteller übernommen - neben einigen Angaben, die der Antragsteller selbst eingibt. Der Antragsteller hat auf die Übermittlung dieser Daten aus dem UID-System keinen Einfluss, auch das UID-System übernimmt gewisse Daten (bspw. aus dem kantonalen Notariatsregister) bzw. Angaben, die bei der Bestellung der SuisseID hinterlegt wurden. Diese sind ebenfalls nicht ohne Weiteres veränderbar. Das UPREG erlaubt die Datenmutation, entweder durch Datenübernahmen über die Schnittstelle mit dem UID-System, oder aber durch den Antragsteller, sobald er im UPREG eingetragen ist.
  
  SEK-Vorschlag betreffend Vorgehen bei abweichenden Angaben: Falls die Kanzlei-Bezeichnung, eine Adressangabe aus dem UID-System oder aus SuisseID-Daten oder andere Daten nicht (mehr) mit den beim UPREG-Antrag manuell erfassten Daten übereinstimmt, sollte dies allein nicht zur Ablehnung des Antrags führen, da diese Mutation später entweder vom Notar nach Eintragung vorgenommen werden oder durch einen Datenaustausch mit dem UID-System erfolgen kann. Insbesondere sollten UPREG-Anträge nicht abgelehnt werden, wenn kantonale Behörden ihren Melde- bzw. Koordinationspflichten an das bzw. mit dem UID-Register nicht nachgekommen sind und deshalb "falsche" Angaben im UPREG-Antrag enthalten sind.

Stand: 23.01.2015; Aktualisierung: 04.04.2017; Autor: RA C. Schreiber

Mit dem neuen UPREG werden in der elektronischen Notariatskanzlei für elektronische GB/HR-Anmeldungen folgende Hilfsmittel/Softwares benötigt:

• Fido2-Sicherheitsschlüssel für die Authentisierung gegenüber UPReg. Es empfiehlt sich, zwei solche USB-Sicherheitsschlüssel zu kaufen und im UPREG zu hinterlegen, damit der Verlust/Ausfall eines Fido2 mit dem Reserve-Sicherheitsschlüssel überbrückt werden kann. Beispiele eines solchen Schlüssels: https://yubikey.ch/de/security-key-fido2-u2f/product/68-security-key-nfc oder https://yubikey.ch/de/yubikey-5/product/74-yubikey-5-nfc (USB-Anschlusstyp beachten)
• ein Zertifkat (u.U. ein zweites Reservezertifikat) zum Erstellen von qualifizierten elektronischen Signaturen (anerkanntes qualifiziertes Zertifikat gemäss ZertES)
• eine Software zum Signieren von PDF-Dokumenten.
• eine Software, welche die Zulassungsbestätigung in Verbindung mit dem UPREG anbringt (Cygillum wird vom Bund zur Verfügung gestellt).
• falls bisher der PDF/A-Konverter des LocalSigner verwendet wurde: Software/Scanner, welcher valide PDF/A-Dateien erzeugen kann.

Stand: 22.09.2021; Autor: RA C. Schreiber

Das neue UPREG verwendet den DN (Distinguished Name), um den Abgleich zwischen e-Signaturen und Notar/innen, die im UPREG eingetragen sind, durchzuführen. Nur wenn dieser Abgleich erfolgreich ist, kann die Zulassungsbestätigung erfolgen. Dieser DN ändert sich bei Swisscom-Zertifikaten in folgenden Situationen:

• wenn die Ausweisschrift abläuft, die bei der Identifikation vorgelegt wurde;
• wenn 5 Jahre nach der letzten Identifikation vergangen sind;
• wenn der Notar / die Notarin die AGB-Änderungen der Swisscom zu spät akzeptiert oder ablehnt.

In diesen Fällen muss eine Neuidentifikation im Swisscom-Shop erfolgen, der Signaturservice muss neu aufgesetzt werden und der neue DN muss wiederum im UPREG hinterlegt werden. Bis zur Hinterlegung des neuen DN können keine Zulassungsbestätigungen mehr angebracht werden.

Stand: 30.10.2021; Autor: RA C. Schreiber

Die folgenden Anbieter stellen Zertifikate zur Verfügung, die zur Erstellung von qualifizierten elektronischen Signaturen verwendet werden können:

• Swisscom Signing Service (per mobile ID, unentgeltliches Aktivieren des Dienstes in Swisscom-Shops)
• SwissSign (https://www.swissid.ch/geschaeftskunden/sign-business.html, nur mit Signaturlösung von SwissSign einsetzbar, Auskunft SwissSign vom 29.10.2021 bez. Signaturprozess: "Die PDF werden beim Signaturprozess temporär auf unseren Schweizer Servern gespeichert.")
• Quovadis Signing Service (https://www.quovadisglobal.com/ch/signing-solutions/, Status: https://status.digicert.com/)
• (BIT, jedoch nur für Bundesbehörden)

Nur qualifizierte elektronische Signaturen, die mit einem qualifizierten Zeitstempel verbunden sind, sind der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Art. 14 Abs. 2bis OR).

Folgende Softwares können zur Erstellung von diskreten elektronischen Signaturen verwendet werden:

• mit Zertifkat von Swisscom Signing Service: a) Discrete PDF Signer von PrivaSphere AG, b) MiniSigner+ von eMescad SA (Signatur und Zulassungsbestätigung), c) eSignR von Glue Software Engineering AG, ab Anfang 2022 inkl. Zulassungsbestätigung
• mit Zertifikat Quovadis Signing Service: Adobe Reader

Stand: 30.10.2021, Update 02.02.2022; Autor: RA C. Schreiber

Art. 4 Abs. 1 EÖBV-EJPD verlangt, dass beim Einlesen eines Papierdokuments sichergestellt werden muss, dass keine wesentlichen Informationen verloren gehen. Dies betrifft einerseits die Auflösung, wie in Art. 4 Abs. 1 EÖBV-EJPD erwähnt. Wesentliche Informationen können jedoch auch durch andere Vorgänge im Scanprozess verloren gehen, beispielsweise durch Korrektur-Einstellungen wie bspw. die Entfernung von Linien.

Zusätzlich ist seit 2013 bekannt, dass gewisse Scansoftwares im Zusammenhang mit Bildkompressionen einzelne Ziffern oder ganze Blöcke von Zahlen/Ziffern gegenüber dem eingescannten Original verändern (im Rahmen eines "Pattern matching and substitution"-Verfahrens). Die KOST hat dazu eine Studie veröffentlicht (KOST-Studie JBIG2-Komprimierung, 2014).

Bei der Neu-Beschaffung von Scan-Geräten sollte die technische Spezifikation daher betreffend JBIG2-Komprimierung lauten:

"Der Output darf keine JBIG2-Komprimierung enthalten."

Stand: 18.05.2015; Autor: RA C. Schreiber

PDF/A

Bei der Neu-Beschaffung von Geräten zum Scannen von Textdokumenten ist unter anderem Folgendes zu beachten: Gemäss Art. 3 Abs. 1 Bst. b der Verordnung über die elektronische öffentliche Beurkundung (EÖBV) müssen Dokumente für die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden "in einem anerkannten elektronischen Format" gespeichert werden. Was ein "anerkanntes elektronisches Format" ist, geht aus Art. 3 i.V.m. Anhang 1 der Verordnung des EJPD über die elektronische öffentliche Beurkundung (EÖBV-EJPD) hervor: Derzeit gelten die folgenden Formate als anerkannt:

• PDF/A-1a (gemäss ISO 19005-1:2005)
• PDF/A-1b (gemäss ISO 19005-1:2005)
• PDF/A-2 (gemäss ISO 19005-2:2011)

Die Frage, ob ein PDF/A-Dokument effektiv ein valides PDF/A-1a, PDF/A-1b oder PDF/A-2 darstellt, kann nur mit Hilfe eines guten Validators festgestellt werden. Die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST, www.kost-ceco.ch) hat in einer Studie verschiedene Validatoren getestet.

Technische Spezifikation

Bei der Neubeschaffung von Scan-Geräten sollte die technische Spezifikation daher für den Bereich PDF/A lauten:

"Das Gerät muss PDF/A-1a-, PDF/A-1b- oder PDF/A-2-Dateien herstellen können, die von einem in der KOST-Studie 'PDF/A-Validatoren' (2010) mit 'gut' oder 'sehr gut' bezeichneten Validator als 'valid' erkannt werden."

Stand: 17.09.2014, ergänzt am 13.10.2014; Autor: RA C. Schreiber

Derzeit stehen im Notariat folgende elektronische Signatur-Typen zur Verfügung:

* Die lokale elektronische Signatur ist nach dem Wegfall der klassischen SuisseID derzeit nicht umsetzbar.
** Hinweis des VbN: Das Hochladen von Urkunden auf Server von Dritten verletzt das Berufsgeheimnis.

Stand: 22.09.2021; Autor: RA C. Schreiber

Beim UID-Antrag an das BfS ist:

• unter "Typ der UID-Einheit" "Einzelfirma" anzukreuzen
• unter "Bezeichnung der UID-Einheit (Firmenname)": "Name Vorname"
• unter Beschreibung der Tätigkeit: "Notar" oder "Notarin".

Stand: 23.01.2015; Autor: RA C. Schreiber

Bei der Vergabe von UID-Nummern für Notarinnen und Notare, die gleichzeitig auch als Rechtsanwälte im kantonalen Anwaltsregister eingetragen sind, kann es vorkommen, dass im Brief zur UID-Übermittlung nur das Anwaltsregister als Quelle erwähnt ist: "Da es sich bei den kantonalen Anwaltsregistern um öffentliche Register handelt, sind die Kernmerkmale Ihrer UID-Einheit im UID-Register ebenfalls via Internet öffentlich zugänglich."

Dies spiegelt sich dann auch im UID-Register wider, und zwar in den Feldern „Zuständige UID-Stelle für Eintragsänderungen“ und „Typ der UID-Einheit“ und „Typ der zuständigen UID-Stelle“:

Dies bedeutet lediglich, dass diese UID-Einheit erstmals mit Daten aus dieser Quelle (hier: Anwaltskommission des Kantons Aargau) erfasst worden ist.

Dies bedeutet nicht, dass nur Daten, die von der Anwaltskommission an das Bundesamt für Statistik geliefert werden, zur Aktualisierung des UID-Eintrags verwendet werden, auch wenn die Bezeichnung „Zuständige UID-Stelle für Eintragsänderungen“ dies vermuten lassen könnte.

Es ist vielmehr so, dass die UID-Angaben zu Notarinnen und Notaren, die gleichzeitig auch im kantonalen Anwaltsregister erwähnt sind, sowohl durch Meldungen aus dem Notariats- wie auch dem Anwaltsregister mutiert werden.

Stand: 15.02.2016; Autor: RA C. Schreiber

• Validator (nicht diskret*) für eine Reihe von elektronischen Eigenschaften von Dateien (Strafregisterauszug, der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellte qual. e-Signatur, etc.) mit Ausnahme der elektronischen öffentlichen Urkunde: https://validator.ch/

* Das Hochladen eines unter dem Berufsgeheimnis stehenden Dokuments auf den Server eines Dritten (Cloud) verletzt das Berufsgeheimnis (d.h. Entbindung durch die Klientschaft oder andere geeignete Massnahmen sind nötig).

Stand: 11.12.2021/21.8.2024; Autor: RA C. Schreiber

Der VbN hat zusammen mit der Aargauischen Notariatsgesellschaft (ANG) und dem Support elektronische Kanzlei (SEK) eine Sammlung von Verbalen für Ausfertigungen, Beglaubigungen und Urschriften zusammengestellt. Diese sind als Word-Datei in Deutsch (Version 3 vom 2.2.2018), als Word-Datei in Französisch sowie als PDF-Datei in Deutsch (Version 3 vom 2.2.2018) und als PDF-Datei in Französisch und als "Profile-zip" für den Import in die Software LocalSigner verfügbar. In den Profilen sind nur die Verbale der Version 1 von 2014 enthalten.

Im LocalSigner wird derzeit noch das Anbringen der Verbale mit der Signatur verknüpft. In arbeitsteiligen Kanzleien wird das Anbringen der Verbale im Vorfeld der e-Signatur/Funktionsnachweis ausgeführt (d.h. nicht via Signatureigenschaften im LocalSigner).

Für den Import in den LocalSigner ist wie folgt vorzugehen:

• Feststellen, in welchem Ordner die Profile untergebracht sind ("Einstellungen" in der Top-Navigation anwählen, -> "Konfiguration" anwählen)
• dort: "Profil-Pfad" kopieren
• Windows Explorer öffnen und Pfad einfügen
• in diesen Ordner die "Profile (Download)" entzippen
• Profil-Dateien anpassen: "contact" und "location" ersetzen, bspw. mit der Software Notepad++, diese Einträge lauten in der Vorlage auf "Notar Ed. Marcel Steck" und "Bern"

Stand: 27.01.2015; Aktualisierung: 07.06.2016; Autor: RA C. Schreiber

Der eGov-LocalSigner, der gleichzeitig für das Signieren und das Anbringen von Zulassungsbestätigungen verwendet werden konnte, steht mit dem neuen UPREG nicht mehr zur Verfügung. Der Bund stellt für das Anbringen der Zulassungsbestätigungen neu die Software Cygillum zur Verfügung. Es ist zu erwarten, dass private Anbieter kostenpflichtige Softwares entwickeln, die Signatur und Zulassungsbestätigung kombinieren.

Stand: 22.09.2021; Autor: RA C. Schreiber

Bitte senden Sie Ihre Anmeldung bzw. Ihre Supportanfragen an Rechtsanwältin Claudia Schreiber via das vertrauliche Kontaktformular. Der Stundenansatz für den SEK-Support beträgt CHF 200.00 (zzgl. MWST.)

Postadresse:
SEK, c/o Advokatur Schreiber, Postfach 324, 3000 Bern 14

sek@advo-schreiber.ch

Vertrauliche Mail:

Vertrauliches Kontaktformular für Support und andere Anfragen

Der Support elektronische Kanzlei (SEK) leitet Verbesserungsvorschläge und Rückmeldungen der Nutzerinnen und Nutzer an die Betreiber von Plattformen und die Hersteller von Softwares weiter. Falls Sie Probleme mit Geräten, Plattformen, Softwares, etc. haben, melden Sie sich bitte via vertrauliches Kontaktformular beim SEK.

Workshop "Einführung in das elektronische Notariat" für Notarinnen und Notare sowie Assistentinnen und Assistenten

Anzahl Teilnehmende: max. 8 Personen pro Durchführung

Voraussetzung Teilnahme: Die Teilnehmenden sollten die Weiterbildung „Einführung in das elektronische Notariat“ des SEK besucht haben

Kosten: CHF 150.00

Workshop "In drei Klicks zur Falschbeurkundung" für Notarinnen und Notare. Anhand von konkreten Beispielen werden 5 Praxisfälle von Beglaubigungen im elektronischen Notariat gemeinsam analysiert und diskutiert

Anzahl Teilnehmende: max. 8 Personen pro Durchführung

Voraussetzung Teilnahme: Die Teilnehmenden sollten die Weiterbildung „Einführung in das elektronische Notariat“ des SEK besucht haben

Kosten: CHF 150.00